Photobooth huren voor je bedrijfsfeest: 10 tips die echt werken
Op een bedrijfsfeest staat de helft van je collega's binnen tien minuten in de rij voor de photobooth, en de andere helft komt erbij zodra ze de eerste prints zien rondgaan. Dat hebben we inmiddels bij meer dan 500 events gezien, van een ING-borrel tot een premiere in Pathe Tuschinski, en het patroon is altijd hetzelfde. De booth wordt het punt waar mensen die elkaar normaal alleen op kantoor zien even ontspannen samenkomen. Tussen een booth die de avond maakt en eentje die stilletjes in een hoek staat zit alleen een wereld van verschil, en dat verschil zit bijna altijd in de voorbereiding. Hier zijn de tien dingen die wat ons betreft het meeste opleveren.
Begin bij je huisstijl. Het mooiste aan een photobooth op een bedrijfsfeest is dat elke print en elke clip die de deur uitgaat jouw logo meedraagt. Wij maken voor elk event een eigen fotokader en branded overlay, dus je kiest of dat subtiel is (een klein logo in de hoek) of juist een volledig vormgegeven kader met je merkkleur en de naam van het event. Lever je huisstijlkleuren en logo een paar dagen van tevoren aan, dan staat het ruim op tijd klaar en zie je het ontwerp voordat de avond begint.
Denk daarna na over wat je terug wilt zien. Bij de Fotospiegel krijgt iedereen onbeperkt een fysieke print mee, en dat tastbare kaartje belandt vaak op de koelkast of het prikbord boven het bureau. De 360 Booth levert iets heel anders op: een 4K slow-motion video van een paar seconden die mensen meteen op hun telefoon hebben staan en binnen een minuut delen. Voor een bedrijfsfeest is die 360-video goud waard, want het is precies het soort beeld dat collega's vanzelf op LinkedIn of in de teamapp zetten, met jouw branding er netjes overheen.
Zet de booth waar de mensen zijn, niet waar nog plek over was. Wij vragen altijd door op de plattegrond, want de booth moet in de loop van de avond op een logische looproute liggen: tussen de bar en de dansvloer, of vlak bij de plek waar de borrel begint. Een 360 Booth heeft ongeveer 3 bij 3 meter nodig en de Fotospiegel zo'n 2 bij 2 meter, plus een stopcontact binnen bereik. Geef ons die ruimte op een logische looproute en de rij ontstaat vanzelf, in plaats van dat je collega's actief moeten gaan zoeken.
Kies props die bij je bedrijf passen. Wij brengen altijd een set premium props mee, geen plastic rommel maar dingen die er op de foto goed uitzien. Voor een bedrijfsfeest werkt het extra leuk om daar iets aan toe te voegen dat met jullie te maken heeft, een knipoog naar een interne grap of het thema van de avond. Het kost weinig en het zorgt voor net die foto's waar het hele team om moet lachen, omdat ze precies snappen waar het over gaat.
Geef de host de ruimte om te doen waar die goed in is. Bij elke boeking staat er iemand van ons op locatie, en die persoon doet meer dan op een knop drukken. Een goede host haalt de mensen erbij die anders blijven hangen, legt uit hoe de 360 Booth werkt en zorgt dat de doorstroom soepel blijft als het druk wordt. Vertel ons vooraf kort wat voor gezelschap het is, want een directiediner loopt nu eenmaal anders dan een afdelingsfeest na een lange projectsprint, dan stemt de host zijn aanpak daarop af.
Reken op piekmomenten en plan je uren daaromheen. De standaardboeking is twee uur all-in, en op een bedrijfsfeest met honderd man vliegt dat voorbij. De drukte zit meestal rond het begin van de borrel en vlak na het officiele gedeelte, als iedereen losser wordt. Wil je dat de booth ook tijdens het latere dansgedeelte open blijft, dan verleng je per uur voor 50 euro, tot maximaal acht uur. Wij plannen liever te ruim in dan dat de booth net dichtgaat op het moment dat het feest pas echt begint.
Maak van de beelden iets wat je daarna gebruikt. Binnen 72 uur staat alles in een online galerij, alle foto's en alle clips bij elkaar. Voor een bedrijf is dat meer dan een leuk extraatje, het is kant-en-klaar materiaal voor je interne nieuwsbrief, je socialkanalen of de terugblik op het event. Spreek vooraf even af wie de galerij verspreidt en waarvoor je de beelden mag gebruiken, dan ligt er een dag later een mapje klaar waar je marketingteam meteen mee verder kan.
Tot slot het stuk waar veel mensen zich zorgen over maken, en waar wij dat juist niet doen. Er staat altijd een backup-printer mee, dus als er onverhoopt iets hapert met printen draait de avond gewoon door zonder dat iemand het merkt. En je hoeft niets vooruit te betalen om je datum vast te leggen: je reserveert zonder aanbetaling, wij reageren binnen 24 uur, en bezorging is gratis binnen 50 kilometer rond Delft (daarna 0,90 euro per kilometer, heen en terug, exact op postcode berekend). Zo weet je vooraf precies waar je aan toe bent.
Wil je zien wat een Fotospiegel of 360 Booth voor jouw bedrijfsfeest kost, reken het dan even door in de prijscalculator en zet je datum alvast vrijblijvend vast.
